Surrendered Bill of Lading là gì? Khi nào nên sử dụng trong xuất nhập khẩu

Trong vận tải quốc tế, vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) không chỉ là chứng từ vận chuyển mà còn có thể đóng vai trò như một chứng từ sở hữu hàng hóa. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp không cần đến chức năng này và lựa chọn sử dụng Surrendered Bill of Lading để rút ngắn thời gian giao nhận.

Vậy Surrendered B/L là gì, quy trình thực hiện ra sao và khi nào nên sử dụng? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ để lựa chọn hình thức vận đơn phù hợp.

>> Đọc thêm: Bill of Lading (Vận đơn) và Sea Waybill

Surrendered Bill of Lading là gì?

Surrendered Bill of Lading là gì?

Surrendered Bill of Lading (Surrendered B/L) là loại vận đơn mà người gửi hàng (shipper) đã nộp lại toàn bộ bản gốc cho hãng tàu tại cảng xếp hàng, đồng thời yêu cầu hãng tàu gửi telex release cho đại lý tại cảng đến để giải phóng hàng.

Điều này có nghĩa là người nhận hàng không cần xuất trình vận đơn gốc khi đến nhận hàng.

Về bản chất pháp lý:

• Surrendered B/L không có giá trị chuyển nhượng
• Không được sử dụng như chứng từ sở hữu hàng hóa
• Chủ yếu đóng vai trò như xác nhận của hãng tàu rằng hàng có thể được giao cho consignee

Hình thức này thường được áp dụng trong các trường hợp:

• Giao dịch nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con
• Hợp đồng gia công
• Quan hệ thương mại lâu dài, tin cậy
• Các lô hàng đã thanh toán trước

Khi nào nên sử dụng Surrendered B/L?

Surrendered Bill of Lading thường được doanh nghiệp lựa chọn trong những tình huống sau:

Không cần chức năng chuyển nhượng của vận đơn

Original Bill of Lading có thể dùng để mua bán hoặc chuyển nhượng hàng hóa. Tuy nhiên, nếu người nhận hàng đã được xác định rõ và không có nhu cầu chuyển nhượng, doanh nghiệp có thể sử dụng Surrendered B/L.

Người nhận cần lấy hàng nhanh

Trong nhiều tuyến vận tải ngắn (ví dụ intra-Asia), tàu có thể đến cảng trước khi bộ chứng từ gốc được chuyển đến người nhập khẩu. Khi đó, việc sử dụng Surrendered B/L giúp tránh chậm trễ trong việc nhận hàng.

Tránh rủi ro thất lạc vận đơn gốc

Vận đơn gốc thường được gửi bằng chuyển phát nhanh quốc tế. Nếu chứng từ bị thất lạc, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian để xử lý. Surrendered B/L giúp loại bỏ rủi ro này.

Hai bên có mức độ tin cậy cao

Vì hàng có thể được giao mà không cần B/L gốc, hình thức này chỉ nên sử dụng khi hai bên đã có quan hệ thương mại ổn định hoặc đã hoàn tất thanh toán.

>> Đọc thêm: Quy Cách Đóng Gói Hàng Hóa An Toàn Khi Vận Chuyển

Mối liên hệ giữa Surrendered B/L và Telex Release

Mối liên hệ giữa Surrendered B/L và Telex Release

Trong thực tế, Surrendered B/L và Telex Release luôn đi cùng nhau.

Surrendered B/L là gì?

Là vận đơn đã được shipper nộp lại bản gốc và hãng tàu xác nhận hủy hiệu lực của B/L gốc.

Telex Release là gì?

Là điện thông báo nội bộ của hãng tàu gửi đến đại lý tại cảng đến, xác nhận rằng hàng có thể được giao cho người nhận mà không cần xuất trình vận đơn gốc.

Sau khi telex release được gửi:

• Đại lý hãng tàu tại cảng đích có thể tiến hành giao hàng
• Người nhận chỉ cần hoàn tất thủ tục tại cảng để lấy container

Nhờ đó, thời gian giải phóng hàng được rút ngắn đáng kể.

>> Đọc thêm: Điều Kiện Bảo Hiểm Hàng Hóa Khi Xuất Nhập Khẩu (Cập nhật theo ICC 2009)

Quy trình phát hành Surrendered Bill of Lading

Tùy theo thời điểm yêu cầu, quy trình có thể khác nhau.

Trường hợp đã phát hành Original B/L

Trong nhiều trường hợp, vận đơn gốc đã được phát hành nhưng không kịp gửi đến người nhập khẩu trước khi tàu cập cảng. Khi đó doanh nghiệp có thể yêu cầu chuyển sang Surrendered B/L.

Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Shipper nộp lại toàn bộ vận đơn gốc (thường gồm 3 bản chính) cho hãng tàu hoặc đại lý giao nhận.

Bước 2: Yêu cầu hãng tàu phát hành Surrendered B/L và thực hiện Telex Release.

Bước 3: Thanh toán phí chuyển đổi sang Surrendered B/L. Chi phí thường khoảng 30 – 50 USD, tùy hãng tàu.

Bước 4: Sau khi xác nhận thu hồi vận đơn gốc, hãng tàu sẽ hủy B/L gốc và phát hành Surrendered B/L (thường dưới dạng bản scan có đóng dấu “SURRENDERED”).

Bước 5: Hãng tàu gửi telex release cho đại lý tại cảng đích.

Bước 6: Khi hàng đến cảng, người nhận chỉ cần làm thủ tục với hãng tàu để lấy hàng.

Lưu ý:
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí hai lần:

• Phí phát hành Original B/L
• Phí chuyển sang Surrendered B/L

Trường hợp chưa phát hành Original B/L

Nếu hai bên đã thống nhất ngay từ đầu sử dụng Surrendered B/L, quy trình sẽ đơn giản hơn.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Shipper yêu cầu hãng tàu phát hành Surrendered B/L ngay từ đầu thay vì Original B/L.

Bước 2: Thanh toán phí telex release cho hãng tàu (thường khoảng 30 – 50 USD).

Bước 3: Hãng tàu gửi telex release đến đại lý tại cảng đến.

Bước 4: Consignee làm thủ tục nhận hàng mà không cần xuất trình vận đơn gốc.

Phương án này giúp:

• Giảm rủi ro thất lạc chứng từ
• Tiết kiệm thời gian gửi vận đơn
• Giải phóng hàng nhanh hơn tại cảng đến
  

>> Đọc thêm: Shipping Instruction (SI) là gì?

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Surrendered B/L

Mặc dù thuận tiện, doanh nghiệp vẫn cần cân nhắc một số rủi ro khi sử dụng loại vận đơn này.

Không có giá trị chuyển nhượng

Surrendered B/L chỉ dùng để nhận hàng, không thể mua bán, cầm cố hoặc chuyển nhượng như Original B/L.

Chỉ nên sử dụng với đối tác đáng tin cậy

Vì hàng có thể được giao mà không cần B/L gốc, nếu người nhập khẩu không thanh toán đúng cam kết, người xuất khẩu có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa.

Không phù hợp với thanh toán L/C

Trong giao dịch Letter of Credit (L/C), ngân hàng thường yêu cầu Original Bill of Lading để giải ngân. Do đó Surrendered B/L thường không được chấp nhận trong hình thức thanh toán này.

Cần xác nhận Telex Release từ hãng tàu

Surrendered B/L chỉ có hiệu lực khi hãng tàu đã gửi telex release đến đại lý tại cảng đích.

Kiểm tra quy định của từng hãng tàu

Một số hãng tàu yêu cầu trả lại đủ 3 bản vận đơn gốc, trong khi một số khác có quy định linh hoạt hơn.

Surrendered Bill of Lading là giải pháp hiệu quả giúp rút ngắn thời gian giao nhận hàng hóa và giảm rủi ro thất lạc chứng từ trong vận tải quốc tế. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình và chỉ sử dụng hình thức này khi mối quan hệ thương mại đủ tin cậy và không cần chức năng chuyển nhượng của vận đơn gốc. Việc lựa chọn đúng loại vận đơn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí, hạn chế chậm trễ trong việc nhận hàng và tối ưu quy trình logistics quốc tế.

Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Trong Phát Hành B/L

Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Trong Phát Hành B/L

Tại King Freight Logistics Vietnam (KFLV), chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn đúng loại vận đơn và xử lý Surrendered Bill of Lading (Telex Release) một cách nhanh chóng, giúp lô hàng được giải phóng thuận lợi khi tàu cập cảng.

Đội ngũ KFLV có kinh nghiệm trong:

• Tư vấn lựa chọn Original B/L hay Surrendered B/L phù hợp với điều kiện thanh toán, Incoterms và mức độ tin cậy giữa các bên.
• Kiểm tra và xử lý quy trình surrender vận đơn gốc, đảm bảo hãng tàu phát hành đúng và đầy đủ.
• Theo dõi telex release từ hãng tàu đến đại lý tại cảng đến, hạn chế rủi ro chậm giao hàng.
• Phối hợp với hãng tàu, đại lý đầu nhập và trucking để đảm bảo consignee nhận hàng đúng thời điểm.
• Tư vấn quy trình chứng từ nhằm tránh phát sinh phí lưu container, lưu bãi (D&D) khi hàng đến trước bộ chứng từ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần vận chuyển hàng quốc tế và muốn xử lý Surrendered B/L hoặc Telex Release đúng quy trình để tránh chậm giao hàng, hãy liên hệ KFLV qua +84 (0) 938 188 796 hoặc cs1@hcm.kfkingfreight.com để được đội ngũ chúng tôi hỗ trợ chi tiết.