Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từ luôn đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng quy trình, đúng yêu cầu. Một trong những chứng từ cần thiết và thường xuyên được sử dụng chính là Shipping Instruction (SI). Vậy SI là gì trong xuất nhập khẩu và tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ?

Shipping Instruction (SI) là gì?

Shipping Instruction (SI) là gì?

SI viết tắt của Shipping Instruction, nghĩa là Hướng dẫn giao hàng. Đây là tài liệu do nhà xuất khẩu (shipper) cung cấp cho hãng tàu hoặc công ty giao nhận (forwarder), nhằm hướng dẫn chi tiết cách thức vận chuyển hàng hóa.

Shipping Instruction thường được gửi trước khi phát hành vận đơn (Bill of Lading – B/L) để đảm bảo các thông tin trên vận đơn khớp hoàn toàn với yêu cầu của chủ hàng. Vì vậy, SI được xem như “bản nháp” giúp hạn chế tối đa sai sót trong khâu phát hành vận đơn.

Tác dụng của Shipping Instruction trong logistics

Shipping Instruction đóng vai trò then chốt trong chuỗi vận tải quốc tế, cụ thể:

• Đảm bảo tính chính xác: SI giúp thống nhất thông tin giữa shipper, forwarder, và hãng tàu.
• Hạn chế sai sót vận đơn: Vận đơn được phát hành dựa trên SI, nếu thiếu hoặc sai thông tin, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thủ tục hải quan, giao hàng.
• Tiết kiệm thời gian xử lý: Gửi SI đúng chuẩn giúp quy trình khai báo, phát hành vận đơn diễn ra nhanh chóng.
• Căn cứ pháp lý quan trọng: Trong một số trường hợp tranh chấp, SI có thể được đối chiếu với vận đơn để xác định trách nhiệm.

Nội dung chính trong Shipping Instruction

Nội dung chính trong Shipping Instruction

Một Shipping Instruction mẫu thường bao gồm:

• Số booking (Booking number)
• Tên nhà xuất khẩu (Shipper)
• Tên người nhận hàng (Consignee)
• Notify party (người nhận thông báo)
• Tên tàu và số chuyến (Vessel & Voyage)
• Cảng xếp hàng (Port of loading) và cảng dỡ hàng (Port of discharge)
• Điểm nhận hàng cuối (Final destination)
• Số container (Container number), số seal (Seal number)
• Shipping mark (Nhãn hiệu vận chuyển)
• Mô tả hàng hóa (Cargo description)
• Số lượng, trọng lượng, CBM (Quantity, Weight & Measurement)
• Loại bill (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill, Surrender Bill…
• Điều khoản thanh toán cước (Prepaid/Collect)
• Các chứng từ bổ sung (Packing list, C/O, chứng từ kiểm dịch…)

>> Đọc thêm:

Shipper và Consignee là gì? Phân biệt rõ vai trò trong vận chuyển hàng hóa quốc tế

CO, CQ Là Gì? Phân Biệt, Nội Dung & Vai Trò Trong Xuất Nhập Khẩu (Cập Nhật 2025)

CBM là gì? Cách tính và quy đổi CBM trong xuất nhập khẩu

Thông tin bắt buộc trong SI

Bất kể ở định dạng nào (Word, Excel, Online form), một SI chuẩn cần có những thông tin sau:

• Số hiệu lô hàng (Shipment reference number) – dùng để theo dõi từ đầu đến cuối.
• Số hiệu container (Container number) – theo chuẩn quốc tế, gồm 4 chữ cái + 7 số.
• Tổng số kiện hàng – chi tiết trong từng container và toàn lô.
• Loại kiện hàng (Cargo type) – ví dụ: container lạnh (reefer), container hàng khô.
• Trọng lượng tổng (Gross weight) – quyết định vị trí xếp container trên tàu.
• Mô tả hàng hóa (Cargo description) – chi tiết, rõ ràng để tránh rủi ro hải quan.
• Tên & địa chỉ shipper, consignee – thông tin pháp lý bắt buộc.
• Điều khoản thanh toán (Payment terms) – prepaid, collect, L/C, T/T.

>> Đọc thêm: So sánh Các Loại Container Phổ Biến Trong Vận Tải Hàng Hóa

Cách khai báo Shipping Instruction

Cách khai báo Shipping Instruction

Doanh nghiệp có thể khai báo SI theo hai cách phổ biến:

Khai báo trực tuyến trên website hãng tàu

• Thuận tiện, nhanh chóng, dễ chỉnh sửa thông tin.
• Một số hãng tàu áp dụng mức phí thấp hơn khi nộp SI online.
• Nhược điểm: nếu hệ thống bảo trì hoặc lỗi mạng, có thể làm chậm tiến độ.

Khai báo qua email

• Shipper gửi SI trực tiếp cho hãng tàu hoặc forwarder qua email.
• Forwarder sau đó sẽ gửi tiếp cho hãng tàu.
• Ưu điểm: linh hoạt khi không thể khai báo trực tuyến.
• Nhược điểm: thời gian phản hồi lâu hơn, rủi ro sai sót cao hơn.
  

Lưu ý quan trọng khi gửi Shipping Instruction

• Gửi SI trước thời hạn cut-off (Shipping Instruction closing time) để tránh trễ chuyến.
• Kiểm tra kỹ consignee, notify party, cảng đi/đến để hạn chế sai lệch trên vận đơn.
• Đối với hàng nông sản, thủy sản, gỗ…, nên đính kèm packing list chi tiết.
• Đảm bảo SI và các chứng từ (Invoice, Packing list, C/O) đồng nhất thông tin.

Shipping Instruction (SI) là chứng từ quan trọng trong hoạt động logistics và xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo tính chính xác khi phát hành vận đơn và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Việc nắm rõ shipping instruction form, cách khai báo SI, thời hạn closing sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, và hạn chế sai sót trong quá trình giao nhận hàng quốc tế.

Giải pháp trọn gói cho thủ tục Shipping Instruction (SI)

Giải pháp trọn gói cho thủ tục Shipping Instruction (SI)

Sai sót trong Shipping Instruction có thể dẫn đến vận đơn (B/L) bị phát hành sai, hàng hóa bị giữ tại cảng, phát sinh chi phí lưu container hoặc chậm trễ giao hàng. Đặc biệt, trong bối cảnh nhiều hãng tàu áp dụng hình thức khai báo SI trực tuyến và siết chặt thời hạn cut-off, việc chuẩn bị SI chính xác và nộp đúng hạn là yếu tố quyết định để hàng hóa xuất khẩu được thông quan thuận lợi.

King Freight Logistics Vietnam (KFLV) cung cấp dịch vụ logistics trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong toàn bộ quy trình khai báo Shipping Instruction, bao gồm:

• Tư vấn chi tiết cách lập và khai báo Shipping Instruction (SI) theo yêu cầu hãng tàu
• Đại diện doanh nghiệp gửi SI cho hãng tàu/forwarder và theo dõi tình trạng xử lý
• Kiểm tra, đối chiếu và hiệu chỉnh thông tin trên SI với vận đơn (B/L draft)
• Hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh như sai lệch thông tin, trễ hạn cut-off
• Tích hợp cùng dịch vụ hải quan, vận chuyển quốc tế và giao hàng tận nơi
• Lưu trữ và quản lý chứng từ SI phục vụ kiểm toán và tra soát khi cần

Bạn cần tư vấn thêm? Liên hệ hotline +84 (0) 938 188 796 hoặc gửi email về cs1@hcm.kfkingfreight.com để được KFLV hỗ trợ chi tiết ngay hôm nay!