Tin tức

Packing List (hay còn gọi là phiếu đóng gói hàng hóa, bảng kê chi tiết hàng hóa) là một loại chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, do người bán phát hành sau khi hoàn tất việc đóng hàng. Đây là tài liệu giúp xác nhận người bán đã giao những gì cho người mua, đóng vai trò hỗ trợ trong kiểm tra, đối chiếu, và làm thủ tục hải quan.

Packing List Là Gì?

Packing List thể hiện thông tin chi tiết về hàng hóa như: loại hàng, số lượng, quy cách đóng gói, trọng lượng, thể tích,… nhưng không hiển thị giá trị lô hàng. Khác với invoice, packing list tập trung vào cách thức và chi tiết đóng gói.

Người mua có thể sử dụng packing list để:

• Kiểm tra số lượng hàng thực tế có trùng khớp với đơn hàng đã đặt không.
• Làm căn cứ kiểm hàng tại cảng đến.
• Hỗ trợ trong khai báo hải quan và các quy trình vận chuyển quốc tế.

Các Loại Packing List Phổ Biến

Packing List Do Ai Phát Hành?

Packing List do người bán (exporter) phát hành sau khi hàng đã được đóng gói xong. Đây là một phần không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, thường đi kèm với:

• Invoice
• Bill of Lading
• Contract
• Certificate of Origin (C/O)

Trong một số trường hợp, phiếu đóng gói sẽ được gửi bản in trực tiếp cho các bên liên quan hoặc cập nhật thông qua hệ thống điện tử của hãng tàu như Packing List ONE, Maersk, MSC, COSCO, OOCL, KMTC, ZIM, RCL, Yang Ming, Wan Hai,…

>> Đọc thêm: Bill of Lading (Vận đơn) và Sea Waybill: Sự Khác Biệt Cơ Bản

Chức Năng Và Vai Trò Của Packing List

Chức năng chính:

• Thể hiện số lượng, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bao bì (Gross Weight), thể tích (CBM).
• Cho biết phương thức đóng gói: theo kiện, thùng, pallet, container.
• Giúp sắp xếp hàng hóa trong kho, bố trí phương tiện bốc xếp và vận tải.
• Hỗ trợ kiểm tra, khai báo hải quan.
• Là căn cứ để yêu cầu bảo hiểm nếu hàng hóa mất mát hoặc hư hỏng.

Vai trò trong xuất nhập khẩu:

• Khai báo với hãng tàu khi phát hành vận đơn.
• Căn cứ để kiểm tra tại cảng dỡ hàng.
• Là tài liệu bắt buộc khi làm thủ tục thông quan.
• Giao cho các bên liên quan như: hãng vận tải, hải quan, ngân hàng.
• Gắn bên ngoài container để hỗ trợ kiểm hàng.

Packing List cần được in, đóng dấu, ký tên và bọc túi chống thấm nước để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Các Thông Tin Cần Có Trên Mẫu Packing List Chuẩn

Một packing list mẫu thường bao gồm:

• Thông tin người gửi và người nhận (Shipper – Consignee)
• Thông tin hàng hóa: tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng (Gross Weight – Net Weight), thể tích (CBM)
• Thông tin đóng gói: số lượng kiện, pallet, thùng, hộp
• Cảng đi – cảng đến: Port of Loading (POL) – Port of Discharge (POD)
• Điều kiện giao hàng theo Incoterms (FOB, CIF,…)
• Ngày phát hành, số chứng từ
• Chữ ký, con dấu của bên bán
  

>> Đọc thêm: Ảnh Hưởng của Incoterms Đến Chi Phí và Trách Nhiệm Trong Thương Mại Quốc Tế

Hướng Dẫn Lập Packing List

Để lập Packing List đúng chuẩn, cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định thông tin cần có

• Hàng hóa, trọng lượng, quy cách đóng gói, đơn vị tính.
• Phương thức vận chuyển, cảng đi – cảng đến.

Bước 2: Trình bày đúng định dạng

• Sử dụng Excel hoặc Word để dễ chỉnh sửa.
• Bố cục rõ ràng, dễ đọc, chia theo cột, hàng cụ thể.

Bước 3: Kiểm tra và xác nhận

• Đảm bảo số liệu khớp với Invoice và hợp đồng.
• Kiểm tra trọng lượng, số lượng kiện hàng kỹ lưỡng.

Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Packing List

• Phải khớp thông tin với Invoice và các chứng từ khác.
• Sai lệch số lượng hoặc trọng lượng có thể gây phạt hoặc chậm thông quan.
• Luôn kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi đi cho các bên liên quan.
• Trường hợp khai báo Packing List điện tử, hãy xác định rõ có cần ký tên số hay không.

Packing List không chỉ là một bảng kê hàng hóa thông thường, mà còn là chứng từ quan trọng quyết định quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ hay không. Việc hiểu đúng và lập đúng phiếu đóng gói sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Nếu bạn đang cần tư vấn hoặc hỗ trợ vận chuyển hàng hóa sang quốc gia khác, hãy liên hệ King Freight Logistics Vietnam (KFLV) với số hotline +84 (0) 938 188 796 – Chúng tôi đảm bảo hỗ trợ doanh nghiệp bạn trong mọi thủ tục xuất nhập khẩu và vận chuyển quốc tế.